הימים הסמוכים לחג הפסח מוקדשים לנקיון, לסדר ולפינוי גם של חדרי הבית וגם, בתקווה, של חדרי הלב.
בתחתית רשימת משימות הניקיון והסדר מופיעה גם ערימת הניירת הפיננסית שהצטברה - חשבונות, קבלות קנסות ומכתבים מקרן ההשתלמות. בעניין העגום הזה של הניירת אנחנו מכירים מספר טיפוסים:
- יש את אלו שאצלם אין מה לסדר לפני פסח, הכל מתוייק כבר בקלסרים עבים עם מדבקות מסודרות לכל שנה ולכל נושא.
- יש את אלו שלוקחים את המכתב מהתיבה, דוחפים באיזו מגירה (או ביותר ממגירה אחת) ומקווים שבנקיונות של פסח הם יגיעו לטפל בזה.
- ויש את אלו שאין להם ערימה לטיפול. כשהגיע המכתב הם פתחו בחטף, ראו שאין שום דבר קריטי וזרקו לפח. ׳אם יהיה משהו חשוב בטח יהיה איך להגיע לזה דרך האזור האישי במחשב׳.
אז האם יש דרך נכונה לניהול הניירת?
לכל אחד סגנון התנהלות אחרת ואנחנו לא באים להכריע מהי הדרך הנכונה. אבל כן רוצים להצביע על כללים עקרוניים:
פתיחה וקריאה: כמו שכתבנו בדיוור הקודם, אנחנו ממליצים מאוד לפתוח את המכתבים ולקרוא אותם. לא חייבים ללמוד או לפענח אותם במלואם. רק תעשו את הצעד הראשון כדי להתיידד עם המסמכים האלה. כולנו יודעים שמכתב סגור הרבה יותר מפחיד ממכתב פתוח.
פעולה: חלק מהמסמכים מצריכים מאיתנו נקיטת פעולה. לדוגמה תשלום קנס או חשבון שצריך לשלם (או להפעיל הוראת קבע, וכך לחסוך את זמן יקר להבא). לפני שאתם מתייקים במסודר או זורקים למגירה כדאי לייחד מקום עבור מסמכים הדורשים טיפול.
תיוק ושמירה, במידה הנכונה. למען הסדר הטוב כדאי לתייק ולשמור אבל אין סיבה להפוך את הבית שלנו לארכיון המדינה. ברשימה למטה כתבנו כמה זמן צריך לשמור כל סוג של מסמך. בסופו של דבר, אם שומרים על הכללים לא צריכים להחזיר יותר מקלסר מסודר אחד. הניירת המיותרת עלולה לבלבל אותנו וליצור נזק יותר מתועלת.
הרשימה המלאה - אילו מסמכים כדאי לשמור, לשם מה ולאיזו תקופה? 📁 חשבוניות ותעודות אחריות כשרוצים להחליף מוצר או להחזירו צריך להראות הוכחת קנייה. כדאי לשמור לפחות עד סוף תקופת האחריות (לרוב שנה). 📁 דפי חשבון (בנק) רובינו מנהלים את חשבונות הבנק וכרטיסי האשראי בצורה דיגיטלית ולכן היינו מצפים שהמידע יהיה נגיש לנו במשך שנים בצורה נוחה וקלה. לצער הלב הבנקים נותנים לנו גישה למידע רק שנה אחורה וכדי לקבל את המידע (השייך לנו!) אנחנו צריכים לשלם להם עמלה. (למה? כי הם יכולים) ולכן, מה שכדאי לעשות זה פעם בשנה (אפשר להתחיל היום) להיכנס לחשבון ולהדפיס או לשמור כ-pdf את פירוט העו״ש שנה אחורה. 📁 תלושי שכר וטופס 106 טופס 106 אותו אנחנו מקבלים בסביבות חודש אפריל כולל את האינפורמציה המופיעה באופן פרטני בכל תלוש שכר, ולכאורה אין הכרח לשמור את תלושי השכר, אולם בפועל, אם תשמרו את תלושי השכר יהיה לכם קל יותר לנהל תביעה אל מול המעסיק. (לדוגמה אם בחודש מסוים לא הופרשו לכם כספים לפנסיה)
📁 טופס 161 - עזיבת עבודה
שימו לב - במידה ועזבתם עבודה אתם אמורים לקבל מהמעסיק טופס 161. את הטופס הזה מאד מאד חשוב לסרוק ולשמור עד הפרישה. (על המשמעות של טופס 161 נרחיב במאמר נפרד בבלוג בעתיד הקרוב)
📁 אישורי תשלום קנסות גם אם שילמתם דוח או קנס כדאי לשמור את ההוכחה, למקרה שמערכת המחשוב העירונית לא עודכנה כמו שצריך. מומלץ לשמור 7 שנים למעקב והוכחה. 📁 דוחות פיננסיים - ביטוחים, תוכניות חיסכון, קופות גמל ועוד כמובן שכדאי לשמור את הדוחות האלו (וגם לקרוא אותם!). במקרה זה אם יש לכם גישה לחשבון דיגיטלי (כדאי מאוד) תוכלו לגשת לכל הדוחות (רבעוניים/ שנתיים) הישנים, ואפילו אחרי שניידתם את החשבון לחברה אחרת. כמעט כל חברות הפנסיה והביטוח מאפשרות לגשת לחשבון באמצעות תעודת זהות ומספר הזדהות שנשלח במסרון, כך שאפילו אין צורך לזכור את הסיסמה לאזור האישי. 📁 קבלות על תרומות כדאי מאוד לשמור על מנת לקבל החזר מס (35% מסכום התרומה!) ניתן להגיש בקשה להחזר עד 6 שנים אחורה. 📁 עצמאיים (וכל מי שיש לו ׳עוסק פטור׳): תעדו ותייקו כל הוצאה, בטח אם היא קשורה לניהול העסק. גם על מנת שתוכלו לדעת כמה עולה לכם באמת להפעיל את העסק וגם חלק גדול מההוצאות יכול להיחשב כהוצאות מוכרות ולהפחית באופן ניכר את המס שתשלמו למדינה. 📁חשבונות שוטפים כאן אנחנו נכנסים לערימת הניירת הגדולה: חשבונות טלפון, סלולר, אינטרנט, מנויים, חשמל, מים, גז, ארנונה ועוד. גם כאן ברוב החברות אפשר לגשת אל הנתונים באופן דיגיטלי גם שנים אחורה וכך ניתן גם לחסוך בניירת מיותרת וגם את משימת התיוק המייגעת. >> רק כדאי לא לשכוח את העיקר, המטרה היא לא רק לתייק ביעילות אלא גם לקרוא את החשבונות, למצוא טעויות הנופלות מפעם לפעם, לזהות דפוסי התנהגות ושימוש (לדוגמה בצריכת החשמל) ולחסוך. בחשבונות יש גם לפעמים גם אזהרה לפני העלאת מחירים קרובה (לדוגמה אם חבילת הסלולר עומדת להסתיים) או הודעה על ריבית שהולכת ומצטברת בגלל חשבון שלא שולם בעבר.
ולסיום: עצה לתיוק במייל: בימינו אפשר לקבל כמעט את כל סוגי המסמכים והחשבונות ישירות לדואר האלקטרוני. מעבר לחסכון הגדול בנייר ובבולים, זה גם יכול לעזור מאוד בשמירה ובתיוק של החומר לאורך שנים. גם אם שכחנו לתייק את המסמך במחשב, חיפוש קצר בתיבת החיפוש יוביל אותנו במהירות אל המסמך האבוד. (נסו לדוגמה לחפש את המילה ׳תרומה׳ או ׳קבלה׳ וכך תוכלו לשחזר את כל התרומות שטרם קיבלתם עליהם זיכוי במס) אם אתם משתמשים בג׳ימייל אפשר לבצע תיוק זריז בלחיצת כפתור ישירות מהמייל. כל שעליכם לעשות זה ללחוץ על הכפתור הקטן משמאל והמסמך ישמר בתיקיית הדרייב שלכם. מדי פעם, כשיש לכם כמה דקות פנויות, אפשר להיכנס לתיקיה ולארגן את המסמכים בתיקיות משנה לפי נושאים ושנים בצורה מסודרת. כך תוכלו להיות רגועים שהכל במקומו בלי צורך להחזיק מדף של קלסרים מאובקים של ניירת בבית.
