אין ספק שאנחנו נמצאים בימים עמוסים. העבודה רבה אבל גם החגים רבים, וצריך להספיק דברים רבים בזמן קצר.
אחת הדרכים שלנו להתמודד עם המון פניות, בקשות, וגם מטלות ופרויקטים חיוניים לניהול וקידום העסק שלנו, הוא המשפט המוכר כל כך בימים אלו:
"אחרי החגים, בעזרת ה'".
- צריך לשוחח עם אחד העובדים? 'אחרי החגים'. - ערימת מכתבים מחכה לנו? 'אחרי החגים'. - יש איזו פעולה בבנק שזקוקה לבירור קצר? 'אחרי החגים'. ועוד ועוד.
תקופת החגים, תקופה עמוסה. קשה להחזיק את כל הכדורים באוויר...
אז איך בכל זאת, בימים עמוסים שכאלו, מוציאים מהעסק ומעצמנו את המירב?
אני יודע שאין לכם זמן, בקושי פתחתם את המייל הזה... לכן כתבתי אותו בצורה הבאה: שמונה טיפים שיעזרו לכם להתייעל בתוך העומס של החגים. מוזמנים לקחת מהם אפילו אחד או שניים וליישם אצלכם.
טיפ ראשון – כלל 80-20.
רוב בעלי העסקים מכירים כבר את 'חוק פארטו' – 20% מהפעולות מייצרות 80% מהתוצאות.
התקופה העמוסה הקרובה היא הזדמנות נהדרת ליישם אותו:
מכיון שלא נצליח להספיק הכל, עלינו לאתר ולאבחן אלו הן 20% המשימות, הפעולות או המטלות שיביאו 80% מהתוצאות ולהתמקד בהן.
(שימו לב שאיתור 20% מהפעולות הללו הוא מידע קריטי גם להבא – הוא יעזור לכם בשוטף לשפר ביצועים בצורה דרמטית)
כלל שני – לתפוס את היצירתיות.
בזמני לחץ המוח שלנו מגיב אחרת. כשאנו עמוסים, המוח מפעיל מנגנון התייעלות אוטומטי ומוצא פתרונות יצירתיים עליהם לא היינו חושבים בזמנים רגילים.
הטיפ הזה מבוסס על צפיה, ניתוח ויישום:
שבו בנחת, צפו בעצמכם ושימו לב לפתרונות ולהתייעלויות שמצאתם ׳בזכות׳ דוחק הזמן.
בדקו שני דברים:
1. האם אתם יכולים להפעיל אותם גם בתחומים אחרים, בתקופה העמוסה הזו?
2. האם תוכלו ליישם אותם גם בימי שגרה? אם כן, רשמו אותם וחזרו אליהם 'אחרי החגים'.
כלל שלישי – תכנון יומי ושבועי.
אמר לי פעם איש עסקים ואסטרטג מומחה בארץ ובעולם, כלל ששינה את תפיסתי בנוגע לניהול זמן ומשימות:
ככל שזמננו קצר ולחוץ, כך ישנה חשיבות רבה יותר לתכנון ותעדוף נכון.
בימים עמוסים אנו נוטים לדלג על תכנון מסודר, ובתחושת דחיפות רצים לביצוע ומנסים להספיק כמה שיותר.
אבל דווקא בימים אלו –
אל תוותרו על זמן תכנון יומי/שבועי!
אל תיגררו לביצוע משימות כי 'אין ברירה' – השקיעו את מינימום הזמן הנדרש, אפילו רבע שעה, כדי לבחור ולתעדף את הפעולות החשובות בראש.
כלל רביעי – עזרו לעובדים.
בימים מאתגרים אלו לא רק אתם מתמודדים עם העומס אלא גם העובדים שלכם.
בשונה מכם, לעתים רבות אין לעובדים את הכלים והכישורים להתמודד עם העומס בצורה נכונה.
הקדישו מעט זמן לשבת עם העובדים ולעזור להם ליישם כללים אלו ביום העבודה שלהם.
כלל חמישי – משימתיים? היזהרו!
אם אתם משימתיים (כמוני…) אתם נוטים – דווקא בימים עמוסים – להעמיס על עצמכם עוד ועוד. עוד שעות עבודה, עוד פעולות לביצוע, עוד משימות שאתם עושים במקום העובדים.
עצרו וחשבו, האם נכון להעמיס על עצמכם או שניתן למצוא פתרונות אחרים, כמו ויתור, דחיית משימות, התייעלות, או האצלת סמכויות.
רמז – האופציה השניה היא הנכונה...
כלל שישי – כבו הסחות דעת.
גם אם בשגרה אינכם מצליחים לכבות את כל מסיחי הדעת שקיימים כיום, בימים עמוסים זה קריטי.
הגדירו זמנים ברורים לקריאת המיילים או הוואטסאפים. תשקלו לכבות לפרקי זמן את האינטרנט או להשאיר את הנייד ברכב, תופתעו לגלות כמה הספקתם בזמן הזה…
כלל שביעי – ותרו על פעולות.
בדקו את עצמכם – אלו דברים כל שנה מחדש אנו דוחים ל'אחרי החגים'?
עברו על רשימת דברים אלו, ובדקו האם יש בה פעולות שאתם עושים רק מכח האנרציה, אך אינן הכרחיות לעסק.
אם אכן כך, נכון יהיה לוותר עליהן ולא לעשות אותן כלל, גם לא אחרי החגים, וחסכו לעצמכם זמן יקר.
כלל שמיני – שמרו על איזון.
העומס הרב הזמן החגים גורם לנו להאריך ימי עבודה בקלות רבה מידי.
במקרי קצה, הארכת יום עבודה יכולה להיות נצרכת. אבל, וכאן האבל הגדול – כמו שאלו ימים עמוסים בעסק, אלו ימים עמוסים ויקרים בבית. תקופת החגים היא זמן איכות דרמטי עם המשפחה, אל תוותרו עליו בקלות.
דווקא בימים אלו, שמרו על איזון נכון ובריא בין העבודה לבית ולתחומים הנוספים בחייכם.
הגעתם עד לכאן? מצוין, רוצו ליישם!
ורגע לפני שאתם הולכים,
כתבו לי את הטיפים שלכם לתקופת החגים, ובלי נדר אפרסם את הטובים ביותר. גמר חתימה טובה וחג שמח, אפרים.